Workflow marketing : De quoi est-il question ?

Le workflow marketing est un ensemble d’actions automatisées qui se déclenchent en réponse à des interactions spécifiques des prospects. Il permet, en effet, de gérer les étapes du parcours des clients, depuis la prise de contact initiale jusqu’à la conversion. Le workflow marketing inclut l’automatisation des activités répétitives de l’entreprise telles que :

• l’envoi de courriels ;
• la gestion des retours ;
• la segmentation des audiences, etc.

Il vise aussi à libérer du temps aux équipes marketing pour leur permettre d’être focus sur des tâches plus valorisantes pour l’entreprise. Cette méthodologie de travail aide alors les entreprises à garantir une expérience client fluide et personnalisée en optimisant leurs ressources. Les workflows marketing sont généralement composés de plusieurs étapes, comme :

• la capture des leads via des formulaires ou des landing pages ;
• la segmentation des prospects en fonction de critères spécifiques ;
• l’envoi d’emails de bienvenue, de nurturing ou de relance ;
• la qualification des leads par l’équipe commerciale ;
• la conversion des leads en clients via des offres ou des promotions ;
• le suivi post-vente pour encourager la fidélité et les recommandations.

Les workflows marketing permettent de standardiser et d’optimiser ces différentes étapes. Ils garantissent une expérience client cohérente et rendent les équipes marketing et commerciales plus efficaces.

Quelles sont les étapes pour optimiser votre workflow marketing ?

Une fois que vous avez compris ce qu’est le workflow marketing, il est alors important de mettre en place des moyens pour l’optimiser. Voici donc quelques étapes phares qui vous permettront d’y arriver :

Définition d’objectifs clairs pour chaque workflow

Chaque workflow doit avoir un objectif précis, qu’il s’agisse de générer des leads qualifiés ou d’améliorer l’engagement client. Cela guide toutes les actions à entreprendre par la suite dans votre entreprise. Avec des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels), vous pouvez évaluer l’efficacité de vos workflows et apporter des ajustements si nécessaire.

Si vous avez du mal à vous en sortir, voici quelques exemples d’objectifs pour un workflow marketing :

• générer 50 leads qualifiés par mois via une campagne de contenu ;
• augmenter le taux de conversion des leads en clients de 20% sur un trimestre ;
• réduire le temps de réponse moyen aux demandes client de 24 à 12 heures ;
• fidéliser 80% des clients après leur première année d’abonnement etc.

Avec des défis clairs et mesurables, vous saurez mieux correspondre votre plan d’actions sur les résultats souhaités. Mieux, vous avez plus de facilité à évaluer l’effet de vos workflows sur les performances globales de votre entreprise.

Analyse régulière des performances

Il est crucial de surveiller les KPIs tels pour ajuster les workflows en fonction des résultats obtenus. Une analyse régulière permet d’identifier les forces et les points faibles de votre méthodologie de travail. Vous parviendrez alors à optimiser vos campagnes pour avoir un meilleur ROI en fin de compte. Pour analyser régulièrement vos performances, il suffit de suivre certains paramètres comme :

• les taux d’ouverture et de clics des emails ;
• les taux de conversion des leads en clients ;
• les taux d’abandon sur les formulaires ou les pages de destination ;
• le temps de réponse moyen aux demandes client ;
• le taux de rétention et de fidélisation client.

Avec une analyse régulière de ces indicateurs, vous avez plus d’aisance à identifier les pistes d’amélioration. Vous allez pouvoir tester de nouvelles approches et optimiser en continu vos workflows.

La limitation du nombre de workflows

Pour être plus focus sur votre stratégie marketing, il faut limiter les workflows. Trop de workflows peuvent, en effet, créer de la confusion. Il est donc conseillé de rester focus sur un nombre limité pour garantir leur efficacité. En simplifiant votre approche, vous pouvez alors mieux gérer et optimiser chaque workflow. À cet effet, identifiez les workflows les plus impactants pour votre business. Vous pouvez combiner ceux qui sont similaires ou redondants.

Cela vous permet d’avoir une liste de workflows réduite mais efficace pour votre démarche marketing. Dans l’idéal, il faut archiver ceux qui sont peu performants ou obsolètes. Attention, la réduction du nombre de workflows doit se faire en équipe afin que toutes les parties prenantes soient impliquées. Pour que la tâche soit aisée, définissez des workflows marketing génériques adaptables à différents scénarios.

L’adaptation du contenu à la nature des prospects

Le contenu des workflows doit évoluer en fonction des attentes et du cycle de vie des prospects. C’est la meilleure manière pour assurer une communication bien pertinente. À travers la personnalisation des messages par exemple, vous augmentez l’engagement et la probabilité de conversion. Pour réussir à adapter le contenu à la nature des prospects, vous pouvez faire une segmentation suivant des critères pertinents.

Cette segmentation peut se faire selon le secteur du prospect, son stade dans le parcours client et ses centres d’intérêt. Idéalement, il faut créer des contenus pour les différents niveaux du parcours d’achat. Le nurturing, le landing page ou les relances doivent avoir chacun des contenus spécifiques. Personnalisez-les avec les données comme les prénoms, les centres d’intérêts ou le nom d’entreprise.

Vous pouvez même impliquer les prospects en leur demandant les types de contenus qu’ils souhaitent recevoir. Entre les images, les vidéos ou les contenus textes, identifiez ceux qui sont performants pour votre cible. En adaptant alors votre contenu aux attentes de vos prospects, vous augmentez les chances qu’ils s’engagent avec votre marque. Ils finiront à coup sûr par se convertir en clients fidèles.

Simplification des scénarios

Un workflow marketing simple est plus facile à gérer et à optimiser. Évitez alors la complexité inutile pour maintenir la clarté. En effet, un bon workflow doit être intuitif et permettre aux utilisateurs de naviguer facilement à travers les différentes étapes. Pour simplifier vos workflows, il faut alors :

• limiter le nombre d’étapes à l’essentiel ;
• faire usage d’un style de langue concis et bien clair dans les messages ;
• guider les utilisateurs avec des boutons d’action clairs comme “Télécharger l’ebook”, “Réserver une démo” ;
• fournir des instructions simples et des explications si nécessaire ;
• tester la facilité d’utilisation auprès d’un échantillon représentatif ;
• recueillir les feedbacks des utilisateurs pour identifier les points de friction.

Avec la simplification de vos workflows, vous facilitez leur adoption par les prospects et améliorez leur expérience avec votre marque.

L’établissement d’une nomenclature claire

Utiliser une nomenclature standard pour les workflows facilite leur gestion et leur suivi, permettant une meilleure organisation. Une bonne nomenclature garantit que chaque membre de l’équipe comprend la structure des workflows. Pour réussir à adopter une nomenclature claire et simple, il suffit d’utiliser des noms descriptifs et explicites pour chaque workflow marketing.

Vous pouvez inclure des informations clés dans le nom, comme le type de workflow (bienvenue, nurturing, relance…), la cible (nouveaux prospects, clients existants…) ou le canal (email, SMS, push, etc.). Faites aussi une numérotation des workflows pour faciliter leur identification et leur numérotation. Dans l’absolue, l’entreprise doit avoir une convention de nomenclature standard connue de tous.

Cela permet de mettre toute l’équipe marketing sur la même onde en termes d’information et de compréhension. À mesure que vous épuisez les actions spécifiques, revoyez la nomenclature pour vous assurer qu’elle demeure pertinente et cohérente. Grâce à une nomenclature claire et standardisée, vous facilitez la gestion et l’optimisation de vos workflows à long terme.

Tenir compte du timing

Programmez les envois d’emails pour qu’ils coïncident avec les moments les plus propices pour votre audience. Le timing est essentiel pour garantir que votre message atteigne le bon public au moment idéal. C’est pour cela que vous devez :

• Analyser les meilleures heures et jours d’envoi pour votre audience ;
• Tenir compte des fuseaux horaires et des habitudes de vos prospects ;
• Éviter les conflits avec des événements importants (jours fériés, vacances scolaires, etc.) ;
• Tester différentes plages horaires pour identifier celles qui fonctionnent le mieux
• Utiliser des fonctionnalités d’envoi différé pour optimiser le timing ;
• Contrôler les taux d’ouverture et de clics pour affiner le timing au fil du temps.

Avec l’optimisation du timing de vos envois, vous augmentez les chances que vos messages soient vus et engagent vos prospects.

Prendre l’habitude de réagir aux feedbacks

Intégrez les retours des utilisateurs pour ajuster les workflows et améliorer l’expérience client. Les feedbacks constituent un nid de données très précieux qui peut vous aider à peaufiner vos stratégies. Pour obtenir constamment des retours, prenez l’habitude d’inclure des sondages dans les workflows. Vous pouvez motiver vos prospects à partager leurs commentaires via les canaux dédiés.

Au-delà de ces mesures, surveillez-les sur vos réseaux sociaux et suivez les avis en ligne. Faites des analyses de leurs interactions et conversations avec votre équipe commerciale. Vous pouvez aller loin en organisant des échanges avec quelques prospects de votre base. Ces approches vous permettent alors de mieux cerner leurs besoins, leurs centres d’intérêts et de savoir comment ajuster votre stratégie marketing.

Documentation des différents processus

La documentation claire de vos workflows est cruciale pour faciliter leur mise à jour et leur optimisation à long terme. En gardant une trace des processus, vous pouvez trouver aisément les pistes qui nécessitent des améliorations. Incluez aussi des informations détaillées sur chaque étape du workflow, les objectifs associés, et les résultats obtenus.

Cette documentation peut également servir de référence pour les nouveaux membres de l’équipe. Cela leur permet de comprendre rapidement les processus en place et par conséquent de s’intégrer plus aisément. En maintenant une documentation à jour, vous assurez une continuité et une cohérence dans vos efforts marketing.

Évaluation de la concurrence

Faire l’analyse des workflows de vos concurrents peut vous fournir des insights précieux et des opportunités d’amélioration. En voyant leurs stratégies, vous pouvez identifier des tendances et des meilleures pratiques à adopter ou à éviter. Inscrivez-vous par exemple, à leurs newsletters pour comprendre comment ils interagissent avec leurs prospects ou leur communauté en général.

Faites une analyse approfondie de leurs pages de destination et de leurs offres pour voir ce qui fonctionne bien. Grâce à cette étude des workflows de la concurrence, vous pouvez vous inspirer de leurs succès. Cette approche vous aidera à développer des workflows uniques qui vous démarquent sur le marché.

Quels sont les avantages d’un workflow marketing bien optimisé ?

Un workflow marketing bien optimisé offre des avantages considérables qui peuvent améliorer l’efficacité des campagnes et l’expérience client. De manière globale, il permet, en effet :

Le workflow marketing pour une automatisation des tâches répétitives

Les workflows marketing bien structurés permettent de rendre automatique certaines activités répétitives ou chronophages dans l’entreprise. Cela aide à dégager du temps libre pour les équipes marketing pour les tâches sérieuses. Ainsi, elles parviennent à se concentrer sur des initiatives stratégiques qui nécessitent une réflexion créative. L’automatisation réduit également les erreurs humaines, ce qui garantit une exécution rapide et précise des tâches.

Le workflow marketing pour une amélioration de la cohérence de la communication

Un workflow bien défini assure une communication cohérente à travers tous les canaux. Cela signifie que chaque interaction avec le client est alignée sur les messages et les valeurs de la marque. Cette cohérence renforce donc la confiance des clients et améliore leur expérience globale. En optant pour un workflow marketing bien optimisé, vous êtes sûr d’améliorer le taux de fidélisation des consommateurs.

Le workflow marketing pour une meilleure personnalisation de l’expérience client

Les workflows permettent de personnaliser les communications en fonction des comportements et des préférences des clients. La segmentation de votre audience vous permet alors d’offrir une expérience plus pertinente et engageante. À travers l’adaptation du contenu aux différentes étapes du parcours client, vous augmentez donc les chances de conversion et de satisfaction client. Ce qui permet ainsi à votre entreprise de faire des entrées conséquentes et d’améliorer son image.

Un bon alignement des équipes

Les workflows favorisent l’alignement entre les équipes marketing et commerciales. En définissant clairement les rôles et les responsabilités, chaque membre de l’équipe sait donc ce qu’il doit faire et quand le faire. Cela réduit alors les risques de confusion et améliore la productivité globale. Aussi, un bon alignement permet d’améliorer le processus de maturation des leads, ce qui augmente les chances de conversion.

Le workflow marketing pour un accroissement de la productivité

Grâce à l’élimination des tâches manuelles et répétitives, les workflows marketing augmentent la productivité des équipes. Cela permet aux membres de l’équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle peut par exemple s’intéresser à la création de contenu ou au développement de nouvelles stratégies. Autrement dit, un workflow marketing bien optimisé permet aux équipes d’obtenir de meilleurs résultats en moins de temps.

En définitive, il est indispensable d’optimiser votre workflow marketing pour la productivité de vos équipes et vos performances commerciales.